Este manual explica, pantalla por pantalla, cómo usar cada opción del menú. No necesita conocimientos técnicos: cada sección describe qué verá en la pantalla, qué hace cada botón y los pasos para completar las tareas más comunes.

Cómo leer este manual

• Los textos como Nueva Actividad representan botones que verá en la pantalla, con la misma etiqueta.
• Los textos como Título representan campos de un formulario que usted debe diligenciar.
• Todas las imágenes son capturas reales de la aplicación. Haga clic sobre cualquier imagen para ampliarla; haga clic de nuevo para cerrarla.
• Use el menú de la izquierda —que es igual al menú de la aplicación— o los botones Anterior / Siguiente al pie de cada página.
• Los avisos de resultado (por ejemplo «Guardado» o un error) salen arriba y al centro de la pantalla, con una barra de color y un ícono según el estado: verde si salió bien, rojo si falló y azul si solo informa.
• En el menú de la aplicación, Inspecciones y Ausentismo despliegan sus subopciones unidas por una línea. La sección en la que está queda marcada, incluso con el grupo plegado, y la opción activa muestra su ícono relleno.

Contenido

Ingreso al sistema

Para usar Sigflow necesita un usuario y una contraseña, que le entrega el administrador de su empresa.

Iniciar sesión

1. Abra la dirección de Sigflow de su empresa en el navegador (Chrome, Edge o similar).
2. Escriba su Usuario. Tiene el formato empresa.usuario (por ejemplo, beta.admin): la primera parte identifica a su empresa y la segunda a usted.
3. Escriba su Contraseña.
4. Presione Ingresar. Si los datos son correctos, entrará directamente al panel principal.

Panel principal (Dashboard)

Es la primera pantalla que ve al ingresar. Resume, de un vistazo, cómo va su sistema de gestión en el año: plan de trabajo, indicadores, extintores, botiquines y ausentismo.

Qué muestra cada tarjeta

Cada tarjeta tiene un rótulo de estado (por ejemplo Atrasado, Desactualizados, Vencidos o Con alertas) que se pone en rojo cuando algo necesita su atención, y en verde cuando todo está al día. Haga clic en cualquiera de ellas para ir directo a esa sección.

Novedades de Sigflow

Encima de las tarjetas pueden aparecer avisos del equipo de Sigflow: anuncios de funciones nuevas, noticias normativas, tips de uso o banners. Use Ver más para abrir el enlace del aviso, o la X para descartarlo; un aviso descartado no vuelve a aparecer en ese navegador.

Cumplimiento por grupo y próximas actividades

• Cumplimiento por Grupo muestra el avance de cada grupo de actividades (asignación, políticas, formación, COPASST, etc.), para identificar rápidamente dónde hay atrasos.
• Próximas Actividades lista lo que viene en los meses siguientes, con su estado.

Los botones Ver Cronograma y Actividades del recuadro de bienvenida lo llevan directamente a esas secciones.

Cronograma mensual

Aquí vive el Plan Anual de Trabajo (PAT): todas las actividades del año organizadas por grupo, con una casilla por cada mes en el que están programadas. Es la pantalla donde se registra el cumplimiento día a día.

Entender la pantalla

• Con las flechas ‹ y › junto al año puede consultar años anteriores o siguientes.
• La barra de Cumplimiento General muestra cuántas actividades van completadas y el porcentaje del año.
• Las actividades están agrupadas (ASIGNACIÓN, COPASST, POLÍTICAS…). Haga clic en el encabezado gris de un grupo para plegarlo o desplegarlo.
• Cada fila muestra la frecuencia de la actividad (mensual, anual, trimestral…) y una marca en cada mes en que está programada. La columna % del extremo derecho indica el avance de esa actividad en el año.
• Con el filtro Frecuencia y el buscador Buscar Actividad puede reducir la lista para encontrar algo puntual.
• Junto al año, el ícono 🚩 Objetivo, meta, indicador y recursos abre una ficha con el objetivo, la meta, el indicador asociado y los recursos del plan de ese año (el indicador no se puede cambiar una vez creado el plan, para no perder la continuidad del histórico).
• El botón Exportar PDF descarga el plan de trabajo completo del año en PDF.

Los estados de cada mes

La marca de cada mes programado indica en qué estado está esa actividad. Son cuatro:

Registrar el cumplimiento de una actividad

Al hacer clic sobre el nombre de una actividad se abre su página de detalle, con una tarjeta por cada mes del año:

Las etiquetas bajo el título le indican qué exige la actividad para darse por completada: Archivo requerido significa que debe adjuntar una evidencia (PDF, imagen, etc.); Observación opcional significa que el comentario es voluntario.

1. En el cronograma, haga clic sobre el nombre de la actividad que realizó.
2. Haga clic sobre la tarjeta del mes correspondiente. Se abre una ventana con dos pestañas: Archivos y Observaciones.
3. En la pestaña Archivos, presione Seleccionar Archivo, elija el documento de evidencia en su computador y presione Guardar.
4. Si lo desea, pase a la pestaña Observaciones, escriba un comentario en Nueva observación y presione Agregar Observación.
5. Presione Cerrar. La tarjeta del mes cambia a Completada y el porcentaje de cumplimiento del año se actualiza solo.

Documentos que genera Sigflow

Algunas actividades del plan no piden subir un archivo: Sigflow genera el documento en PDF con los datos de la empresa y lo guarda como evidencia. Cuando una actividad lo permite, la ventana del mes tiene una pestaña Documento (o Documentos). Hoy aplica a dos actividades:

• Designación del responsable del SG-SST (actividad ACT-006).
• Roles y responsabilidades (actividad ACT-007), con cuatro documentos: rol del integrante del COCOLAB, rol del representante legal, rol del responsable SG-SST y rol del integrante del COPASST / Vigía SST.

1. Abra la ventana del mes y entre a la pestaña Documento. Cada documento muestra si ya fue generado.
2. Si faltan datos, la pestaña los lista (por ejemplo, el NIT o la dirección de la empresa, la cédula del responsable SG-SST, o que estén activos a la vez el COPASST y el Vigía SST). El botón queda deshabilitado hasta completarlos.
3. Presione Generar documento. En la designación del responsable, Sigflow pide el Inicio del periodo, el Fin del periodo y la Fecha de firma (por defecto, hoy). Los documentos de roles solo piden confirmar.
4. El PDF queda en la pestaña Archivos como evidencia. Con Editar fechas y regenerar (o Regenerar en los roles) se vuelve a crear sin duplicarlo.

Reprogramar una actividad a otro mes

Si una actividad quedó programada en un mes que no corresponde, puede moverla sin borrar nada: arrastre la marca del mes y suéltela en el mes correcto de la misma fila.

1. Ubique la actividad en el cronograma y sitúese sobre la marca del mes que quiere cambiar.
2. Mantenga presionado y arrástrela hasta la casilla del mes de destino, en esa misma fila.
3. Suelte. Sigflow guarda el cambio y le confirma con un mensaje (“Movido de … a …”).

Eliminar una programación pendiente

Sobre una marca de mes Pendiente aparece un botón de tres puntos que abre Eliminar programación: quita esa fecha programada del plan (a diferencia de mover la actividad a otro mes, aquí no queda programada en ningún mes).

Indicadores de cumplimiento

Debajo de la tabla principal, el cronograma muestra una tabla adicional con el resumen mes a mes del año: Actividades programadas, Actividades ejecutadas, Actividades aplazadas, y tres porcentajes — Cumplimiento mensual, Cumplimiento trimestral y Seguimiento trimestral acumulado — con su total del año en la última columna.

Crear el plan de un año nuevo

Cuando consulta con las flechas de año un período que aún no tiene plan, el cronograma aparece vacío y le muestra el mensaje “No hay plan de trabajo para el año…” junto con las herramientas para crearlo. Esta opción está disponible solo para usuarios con permiso de administración.

1. Sitúese en el año que desea crear usando las flechas ‹ / › junto al año.
2. En Mes de inicio, elija el mes en que arranca el plan de ese año. Normalmente es enero, pero puede empezar en otro mes si su ciclo de gestión no coincide con el año calendario.
3. Presione Crear Plan Anual (el botón incluye el año, por ejemplo “Crear Plan Anual 2027”).

Sigflow programa automáticamente todas las actividades activas a partir del mes elegido, según la frecuencia de cada una (mensual, trimestral, anual…). Al terminar, el año ya muestra su cronograma completo, listo para registrar el cumplimiento.

Cambiar el mes de inicio de un plan ya creado

Si el plan del año ya existe y necesita ajustar el mes en que arranca, no hace falta borrarlo: junto al año, arriba a la derecha, aparece un ícono de calendario (📅 Cambiar mes de inicio) que solo se muestra cuando el año tiene plan.

1. Con el año deseado en pantalla, presione el ícono de calendario a la derecha del año.
2. En la ventana Mes de inicio del plan, elija el nuevo Mes de inicio.
3. Presione Guardar. Sigflow reorganiza la programación de las actividades según el nuevo mes. (El botón Guardar permanece inactivo hasta que elija un mes distinto al actual.)

Inspecciones

Lleve aquí el inventario de extintores de la empresa, programe sus inspecciones del año y registre cada ronda con la calificación de cada equipo, fotos de evidencia y el informe en PDF.

El menú Inspecciones tiene tres opciones: Cronograma, con las rondas del año, Extintores, con el inventario de equipos, y Botiquines, con el inventario de botiquines y su dotación.

Si su empresa tiene varias sedes, los equipos y las rondas se ven por sede; vea Sedes.

Extintores

La tabla muestra cada extintor con su Código (Sigflow lo asigna solo: EXT-001, EXT-002…), su Ubicación, el Tipo, la Capacidad y el mes y año de su Próxima recarga. Junto a la fecha aparece el rótulo Por vencer (en ámbar) cuando faltan 60 días o menos, o Vencido (en rojo) cuando la fecha ya pasó.

Con Mes de vencimiento puede filtrar la lista para ver solo los extintores que se recargan en un mes, útil para coordinar la visita del proveedor.

Agregar un extintor

1. Presione Nuevo extintor.
2. Escriba la Ubicación (por ejemplo, "Bodega de materias primas").
3. Elija el Tipo de equipo (ABC, Agua, CO2, BC o Clase K) y luego la Capacidad: la lista muestra solo las capacidades que existen para ese tipo.
4. Indique el Año próxima recarga y el Mes próxima recarga.
5. Presione Guardar.

Con el lápiz de cada fila edita los datos del extintor; úselo también para actualizar la fecha de próxima recarga cada vez que el proveedor lo recargue. Si un equipo se retira, desmarque Activo: deja de contarse en las rondas siguientes, pero conserva su historial. La papelera lo elimina definitivamente (pide confirmación) y solo funciona si el extintor nunca se ha inspeccionado.

Generar el cronograma de inspección

Una vez al año, cree las rondas de inspección del año siguiente:

1. En la pantalla de Extintores, presione Generar cronograma.
2. Escriba el Año.
3. Elija la Frecuencia de las inspecciones (mensual, bimensual, trimestral, cuatrimestral, semestral o anual) y el Mes de inicio.
4. Presione Generar. Sigflow crea una ronda para cada fecha del año según la frecuencia.

Botiquines

La opción Botiquines funciona como Extintores: cada botiquín tiene su Código (Sigflow lo asigna solo: BOT-001, BOT-002…), su Ubicación, el estado de su Dotación (Al día, Por vencer, Vencido o incompleto o Sin datos mientras no tenga una inspección o reposición) y si está activo. El título muestra el tipo de botiquín de la empresa. Los botones de la parte superior son:

• Nuevo botiquín: escriba la Ubicación y guarde. El lápiz edita la ubicación o lo desmarca como Activo; la papelera lo elimina.
• Generar cronograma y Ver cronograma: igual que en extintores, pero para las rondas de botiquines.
• Tipo de botiquín: elige Tipo A (20 elementos) o Tipo B (36 elementos) según la Resolución 0705 de 2007. Antes de guardar, la ventana le indica cuántas inspecciones abiertas y sin respuestas se regenerarán con el nuevo tipo; las ya diligenciadas no cambian. Requiere un permiso específico de configuración.

Dotación vigente y reposiciones

El ícono del botiquín en cada fila abre su detalle: la tabla de dotación vigente muestra, por elemento, lo Requerido, la cantidad Hoy, el vencimiento (por ejemplo, 30/nov/2026), su Estado y el Último dato (si viene de una inspección o de una reposición, con su fecha). Si en la última inspección alguna condición quedó en «No», un aviso la señala. Abajo aparecen el historial de Inspecciones y de Reposiciones.

Los estados de cada elemento son: Conforme; Faltante (hay menos unidades de las requeridas); Vencido (hay unidades con la fecha ya pasada) y Por vencer (vence en 30 días o menos). El botiquín muestra el estado más grave de sus elementos.

1. Después de reponer el material, presione Registrar reposición.
2. Escriba, por elemento, la Cantidad que quedó (el total resultante, no lo que compró) y, si el elemento vence, la fecha en Vence (próximo). Completar faltantes y vencidos rellena de una vez lo que falta. Para corregir solo un vencimiento basta cambiar la fecha.
3. Si lo desea, agregue Notas y presione Registrar. La reposición requiere un permiso específico de su rol.

Cronograma de inspecciones

Muestra las rondas del año, mes a mes. Con las flechas junto al año puede consultar otros años. Cada ronda tiene un ícono según su estado:

• Círculo vacío: pendiente, todavía no se ha inspeccionado ningún equipo.
• Reloj de arena (ámbar): en progreso, ya hay extintores inspeccionados pero faltan otros.
• Check verde: completada, todos los extintores activos tienen su inspección.

Haga clic en una ronda pendiente o en progreso para abrirla y continuar. Si la ronda ya está completada, Sigflow le pregunta qué quiere hacer: Vista previa muestra el informe en PDF sin salir del cronograma, e Ir a la ronda abre el detalle. El nombre "Extintores" de la primera columna abre el resumen del año con el estado de cada mes.

Realizar una ronda de inspección

Las rondas de botiquines se hacen igual que las de extintores; las diferencias se explican más abajo en Inspeccionar un botiquín. La ronda lista todos los extintores activos. Los que ya tienen todos sus ítems calificados muestran un check verde junto al nombre, y cada uno indica su tipo y capacidad. La pantalla funciona también en el celular, para diligenciarla mientras recorre las instalaciones.

1. Haga clic en un extintor para desplegarlo y presione Iniciar inspección.
2. Califique cada ítem (seguro, manguera o boquilla, manigueta, manómetro, cuerpo del extintor, anillo de verificación e identificación) como Bueno, Regular, Malo o N.A. cuando no aplica (por ejemplo, el manómetro en un extintor de CO2).
3. Si lo desea, use Seleccionar archivo para adjuntar fotos de evidencia; aparecen como miniaturas y la X quita una foto.
4. Escriba las Recomendaciones para ese equipo, si las hay.
5. Presione Guardar. Usted queda registrado como inspector de ese extintor.

Cada equipo se muestra en un panel con un borde de color y un cuadro de estado: verde cuando ya está inspeccionado, ámbar si la inspección está en curso y gris si aún no se inicia. A la derecha, un rótulo indica Completado o Pendiente (en el celular se omite).

Las calificaciones se eligen con botones de color: Bueno y Sí en verde, Regular en ámbar, Malo y No en rojo y N.A. en gris.

Al final de la página está el campo Observaciones generales de la ronda, que se guarda solo al salir del campo. La ronda pasa a Completada automáticamente cuando todos los extintores activos quedan calificados.

Exportar PDF descarga el informe de la ronda: la tabla con la calificación de cada extintor, las recomendaciones, las fotos de evidencia y, al pie, el nombre y la firma del usuario marcado como Responsable SST (vea Usuarios), no de quien hizo la ronda. Esa firma es la que esa persona registró en Mis datos.

Inspeccionar un botiquín

Al desplegar un botiquín en la ronda y presionar Iniciar inspección, el formulario tiene dos partes:

• Condiciones: responda Sí o No a cada una: instalado en la pared, ubicado en un lugar visible, libre de obstáculos y señalizado.
• Elementos: la lista del tipo A o B configurado. Cada elemento muestra lo Requerido. Presione Cumple si está completo, o escriba la Cantidad encontrada. Si el elemento vence y hay unidades, aparece Vence (próximo) para elegir la fecha. A medida que digita, el elemento muestra su estado: Conforme, Faltante, Vencido o Por vencer.

Cuando un elemento no cumple, Sigflow escribe solo la Observación: «Faltan 1 de 2 (Unidad)», «Vencido el 6/oct/2026», o ambas. Puede editarla o agregar texto: lo que usted escriba ya no se sobrescribe. Si corrige la cantidad o la fecha, el texto automático se quita. «Por vencer» no genera observación.

PDF de un solo botiquín

En la fila de cada botiquín de la ronda hay un botón Descargar PDF (en el celular, «PDF»), visible aunque el panel esté cerrado. Descarga solo la inspección de ese botiquín, con lo último guardado; está deshabilitado mientras no haya iniciado la inspección. En el detalle del botiquín, cada inspección del historial tiene su ícono de PDF.

El Exportar PDF de la ronda de botiquines sale en hoja vertical e incluye debajo del periodo la Fecha de inspección (la de finalización, por ejemplo, 6/oct/2026) cuando todos se finalizaron el mismo día, o Sin finalizar si ninguno está terminado; si se finalizaron en días distintos, cada botiquín lleva su propia fecha.

Incluir activos en una ronda cerrada

Si agregó extintores o botiquines después de que una ronda se cerró, abra esa ronda: el encabezado muestra Incluir botiquines… (o Incluir extintores…). Se abre una ventana con una casilla por equipo (código, ubicación y fecha de creación); marque los que quiere sumar y presione Incluir. La ronda vuelve a En progreso hasta que los inspeccione. Los que no elija siguen fuera de la ronda.

Actividades

En esta sección se administra el catálogo de actividades del SG-SST: qué se hace, con qué frecuencia y qué evidencia exige cada una. El cronograma se construye a partir de esta lista.

Entender la pantalla

• La tabla muestra cada actividad con su frecuencia (única, mensual, trimestral, anual…), sus requisitos, si está en el plan del año en curso (columna "En Plan 2026", por ejemplo) y su estado (activa o inactiva).
• Si el nombre de una actividad no cabe, deje el puntero sobre él para ver el nombre completo. Si tiene permiso de edición, haga clic sobre el nombre para abrir directamente su edición.
• Los filtros Grupo y Estado, junto con el Buscar, permiten encontrar rápidamente una actividad.
• Las actividades inactivas se conservan con su historial, pero no se incluyen al crear nuevos planes anuales.
• Con el ícono de arrastre al inicio de cada fila puede reordenar las actividades dentro de su grupo (debe quitar los filtros activos para poder arrastrar).

Crear una actividad

1. Presione Nueva Actividad.
2. Escriba el Título y, si lo desea, una Descripción.
3. Elija la Frecuencia (cada cuánto debe realizarse), el Grupo al que pertenece y el Responsable de ejecutarla.
4. Marque los requisitos: Requiere archivo para completar, Requiere observación para completar o Es acta de reunión, según el tipo de evidencia que deba quedar registrada.
5. Presione Crear.

Actividades que son actas de reunión

Cuando marca Es acta de reunión, aparece un campo adicional Comité asociado. Al elegir un comité, la actividad se vincula con él: las actas que registre en ese comité sirven como evidencia de cumplimiento de esta actividad, sin tener que subir el archivo dos veces.

Opciones de cada actividad

El botón de tres puntos al final de cada fila abre un menú con acciones sobre esa actividad:

Administrar grupos

Los grupos son las categorías que organizan el cronograma. Presione Administrar Grupos para abrir la ventana de grupos, donde puede crear un grupo nuevo, renombrar los existentes con el ícono del lápiz, o eliminar los que no tengan actividades asociadas. Al terminar, presione Listo.

Comités

Administre aquí los comités de su empresa —COPASST, comité de convivencia y los demás que necesite— con sus períodos de vigencia, sus integrantes con firma, y sus actas de reunión.

La columna Estado indica si el comité está Activo o Inactivo. Sobre cada fila, el ícono del lápiz edita el comité (nombre, descripción o duración de vigencia) y el interruptor lo activa o desactiva sin borrar su historial.

Crear un comité

1. Presione Nuevo Comité.
2. Escriba el Nombre (por ejemplo, COPASST) y una Descripción opcional.
3. Indique la Duración de vigencia en meses (24 para un COPASST típico, que se renueva cada dos años).
4. Presione Crear. El comité aparece en el listado y puede abrir su detalle con el ícono del ojo.

El detalle del comité: tres pestañas

1. Vigencias

La vigencia es el período para el cual fue elegido el comité. Presione Nueva Vigencia, elija la Fecha inicio y la Fecha fin (puede usar el ícono del calendario), marque Es la vigencia actual y presione Guardar.

El ícono de la papelera junto a una vigencia la elimina.

2. Integrantes

En la pestaña Integrantes se registran las personas que conforman el comité durante una vigencia, con su firma. La firma quedará disponible para las actas de reunión.

1. Presione Agregar Integrante.
2. Escriba el Nombre completo, elija el Tipo de documento y escriba el Número de documento.
3. Elija el Rol dentro del comité: principal o suplente, por parte del empleador o de los trabajadores.
4. Confirme la Vigencia a la que pertenece.
5. Registre la firma: con Dibujar puede firmar directamente en el recuadro (con el mouse o el dedo en pantallas táctiles); con Cargar imagen puede subir una foto de la firma. Limpiar borra el recuadro para empezar de nuevo.
6. Presione Agregar.

La tabla marca con un chulo verde si el integrante tiene Firma registrada, y muestra su Estado (Activo/Inactivo). El ícono del lápiz permite editar sus datos y el interruptor lo activa o desactiva como integrante del comité, sin eliminar su historial de asistencia.

3. Actas

La pestaña Actas lista las actas de reunión de este comité y tiene el botón Nueva Acta para registrar una reunión. Cada acta guarda los temas tratados, compromisos, asistentes con su firma y evidencias, y Sigflow la genera en PDF lista para archivar o imprimir.

Cada fila tiene tres acciones: Ver detalle (ojo), Editar (lápiz) y Ver PDF. Esta última abre el documento en una ventana de vista previa, sin salir de Sigflow, con el botón Descargar para guardarlo. Funciona igual en la lista de todas las actas, y se habilita una vez el PDF queda generado.

Registrar un acta de reunión

1. Presione Nueva Acta desde la pestaña Actas del comité.
2. Si hay una actividad del cronograma marcada como "acta de reunión" pendiente para este comité, elija la Actividad del plan a certificar: al guardar el acta, esa actividad queda automáticamente completada, sin necesidad de subir evidencia aparte.
3. Escriba la Fecha de la reunión y ajuste la hora de inicio y fin. El Número de acta se completa solo con el consecutivo de la vigencia del comité (01, 02…), como indica la pista «Consecutivo sugerido de la vigencia»; se recalcula si cambia el comité o la fecha, y no pisa un número que usted haya escrito.
4. En Temas, escriba el título de cada tema tratado y su desarrollo. Use Agregar tema para añadir más temas, o el ícono junto a un tema para eliminarlo (el acta debe conservar al menos uno).
5. En Compromisos, use Agregar compromiso y registre la Descripción, el Responsable, la Fecha límite y la Verificación (cómo se comprobará que se cumplió). El ícono junto a un compromiso lo elimina.
6. En Asistentes, marque la casilla de cada integrante que participó en la reunión: su firma registrada se incluirá en el acta.
7. Si ya se acordó, registre la Fecha de próxima reunión y el Lugar.
8. Presione Guardar y Generar PDF.

Consultar, editar y descargar el acta

Al guardar, Sigflow muestra el detalle del acta con todo lo registrado:

• Editar reabre el formulario para corregir o completar el acta.
• Vista previa PDF abre el documento con las firmas de los asistentes en una ventana, sin salir del acta (desde ahí también puede descargarlo), y Descargar PDF lo guarda directamente. Estos botones se habilitan una vez el PDF queda generado.
• Cada tema tiene su propia sección de Evidencias: Agregar evidencia sube una foto (JPG, PNG o WEBP) con un comentario opcional, y el ícono de la papelera la elimina.

Actas extraordinarias

Cuando una reunión del plan ya tiene su acta, puede registrar además actas extraordinarias (reuniones adicionales sobre la misma actividad):

• En el detalle de la actividad, el botón Ver Acta (o Ver Actas (N), con un menú, si hay varias) abre las actas; junto a él, Extraordinaria crea una nueva.
• En la ventana del mes, la pestaña Acta lista todas las actas de la reunión y tiene Crear acta extraordinaria.
• El formulario se titula Nueva Acta Extraordinaria y trae la reunión del plan ya fija.
• Las actas extraordinarias llevan la etiqueta Extraordinaria en las listas y en el detalle. Comparten el consecutivo del comité.

Ausentismo

Registre aquí las incapacidades y licencias de sus trabajadores, haga seguimiento a los casos que se prolongan y consulte el tablero con el ausentismo del año, por trimestre y el indicador IND-010.

El tablero: pestañas Anual y Trimestral

Al entrar a Ausentismo ve el tablero con dos pestañas. Anual resume el año completo: días de ausencia (Severidad) y número de incapacidades (Frecuencia), el costo asumido por la empresa y el asegurado por EPS/ARL/AFP, las alertas abiertas, un gráfico de severidad y frecuencia mes a mes, los rankings por tipo de ausencia, capítulo CIE-10, área, cargo y día de la semana, los diagnósticos más frecuentes, y la tarjeta del indicador IND-010 — Ausentismo por causa médica del mes.

Trimestral muestra los cuatro trimestres del año lado a lado, cada uno con la misma información que la pestaña Anual pero acotada a esos tres meses: así puede comparar, por ejemplo, qué tan distinto fue el ausentismo del primer trimestre frente al tercero sin cambiar de pantalla.

Arriba a la derecha puede cambiar el Año consultado y descargar el PDF con el análisis completo o el Excel con el formato F-SST-031, si tiene permiso para exportar y ver datos de salud.

Registro de ausencias

En Registro queda cada incapacidad o licencia registrada, con su trabajador, fechas, diagnóstico y el costo que asume la empresa frente al que asume la EPS, ARL o AFP según el tipo y los días transcurridos.

Registrar una ausencia

1. Presione Nueva ausencia.
2. Busque y elija el Trabajador por nombre o documento.
3. Elija el Tipo de ausencia: enfermedad general, accidente de trabajo, enfermedad laboral, licencia de maternidad o licencia de paternidad.
4. Escriba la Fecha inicio y la Fecha fin, con el calendario o a mano.
5. Si el tipo lo requiere, escriba el Diagnóstico CIE-10.
6. El Salario base es opcional: si lo deja vacío, Sigflow usa el salario ya guardado en la ficha del trabajador para calcular el costo. Si el trabajador tiene marcado Devenga salario mínimo, el costo usa el salario mínimo (SMMLV) del año en que empieza la ausencia; solo un Salario base escrito aquí tiene prioridad sobre ambos.
7. Presione Guardar.

Casos y prórrogas

Un caso agrupa una incapacidad con todas sus prórrogas (interrupciones de hasta 30 días, misma causa). Aquí ve cuántos días lleva acumulados cada caso abierto y si ya cruzó un hito que exige atención: 90, 120 o 180 días.

Presione Ver detalle sobre un caso para ver su línea de tiempo completa (cada incapacidad y prórroga con sus fechas) y, a partir de los 120 días, registrar el Concepto de rehabilitación (pendiente, favorable o desfavorable) que la EPS o la ARL emiten sobre la recuperación del trabajador.

Trabajadores

El maestro de Trabajadores es la base sobre la que se registran las ausencias: documento, nombre, cargo, área, fecha de ingreso, fecha de EMO (examen médico ocupacional) y fecha de inducción en SST.

Agregar un trabajador

1. Presione Nuevo trabajador.
2. Elija el Tipo de documento y escriba el Número de documento y el Nombre completo.
3. Al escribir el Cargo o el Área, Sigflow le sugiere los que ya ha usado en otros trabajadores: elija uno de la lista para no repetir el mismo dato escrito de formas distintas.
4. Registre la Fecha de ingreso y, si las tiene, la Fecha de EMO y la Fecha de inducción SST — las tres son opcionales.
5. Si el trabajador gana el salario mínimo, marque Devenga salario mínimo (usa el SMMLV del año): el costo de sus ausencias se calcula con el salario mínimo del año en que empieza cada ausencia, sin tener que digitar el salario. Esta casilla y el Salario mensual solo los ve quien tiene permiso para ver datos de salud.
6. Presione Guardar.

Importar nómina

Si ya tiene sus trabajadores en un Excel o CSV, presione Importar nómina en vez de registrarlos uno por uno.

• El archivo necesita al menos las columnas documento y nombre.
• Son opcionales: cargo, área, fecha de ingreso, fecha EMO, inducción SST, salario, Devenga salario mínimo, Activo y tipo de documento.
• Devenga salario mínimo y Activo se llenan con S o N (también sirven «Sí» y «no»). Una celda vacía deja el dato como está; cualquier otro valor se marca como error en esa fila. Las columnas de salario y de salario mínimo solo se aplican si usted tiene permiso para ver datos de salud.
• Para no armar el archivo desde cero, el diálogo ofrece dos plantillas en Excel: Plantilla vacía, con las columnas, listas desplegables S/N y tipo de documento y una hoja de instrucciones; y Plantilla con trabajadores, que ya trae los trabajadores actuales (respeta la búsqueda, el estado y el área que tenga en pantalla) para editarlos y volver a subirlos. Esta segunda exige además el permiso de exportar.
• Se actualiza por documento: si el trabajador ya existe, sus datos se completan o corrigen; una celda vacía no borra un dato que ya estuviera guardado.

Indicadores

Aquí se registran, mes a mes, los datos de los indicadores del SG-SST —accidentalidad, ausentismo, cumplimiento del plan, formación y demás—, se comparan con su meta y se deja el análisis de cada trimestre.

El tablero

Cada indicador tiene su tarjeta con el código y el nombre, la fórmula, la Meta (con ≤ si es un máximo o ≥ si es un mínimo) y el responsable. Debajo verá un gráfico de barras con el resultado de cada mes: verde si cumple la meta, rojo si no, y una línea punteada que marca la meta. Arriba a la derecha puede cambiar el Año consultado.

La tabla tiene una fila por cada variable de la fórmula y una columna por mes (o una sola columna en los indicadores anuales). La fila CUMPLIMIENTO muestra el resultado calculado de cada periodo, y la columna Acum. el del año. Algunas variables se llenan solas y llevan un rótulo que lo indica:

Esas celdas aparecen en gris y no se pueden editar desde la tarjeta.

Registrar los datos del mes

1. Busque la tarjeta del indicador y la columna del mes.
2. Escriba el valor de cada variable, o use los botones − y +.
3. Presione Guardar mediciones en esa tarjeta, o Guardar todo en la barra inferior para guardar de una vez todas las tarjetas con cambios.

Análisis del indicador

Al pie de cada tarjeta hay un campo de análisis por trimestre (Trimestre 1 a Trimestre 4), o uno solo, Análisis anual, en los indicadores anuales. Escriba qué explica el resultado y qué acciones se tomaron, y presione el Guardar de ese campo.

Texto sugerido en el análisis

Si quien registra (con permiso para registrar indicadores) abre un indicador cuyo análisis de un trimestre, o el análisis anual, aún no tiene texto guardado y ese periodo ya tiene mediciones, Sigflow deja la caja con un texto sugerido: el resultado de cada mes, la meta y en cuántos meses se cumplió. Bajo la caja aparece la nota «Texto sugerido con los datos del periodo; edítelo y guarde.»

• El texto no queda guardado hasta que presione Guardar; puede editarlo antes.
• Nunca reemplaza un análisis ya guardado ni lo que usted esté escribiendo en ese momento.
• Se actualiza al Guardar mediciones, no mientras escribe en una celda.
• Quien no tiene permiso para registrar no ve el texto sugerido.

Cambiar la meta o el responsable

Quien tenga permiso para administrar indicadores ve un lápiz en cada tarjeta. Allí puede cambiar la Meta, la Dirección de la meta (Máximo (≤) si el resultado no debe superarla, Mínimo (≥) si debe alcanzarla), el Responsable y si el indicador está activo (casilla Indicador activo). Un indicador inactivo deja de aparecer en el tablero.

Ver y reactivar indicadores inactivos

Si hay indicadores inactivos, quien tenga permiso para administrar indicadores ve en la parte superior del tablero el interruptor Mostrar inactivos (n), donde n es cuántos hay. Al activarlo, esos indicadores aparecen atenuados y con la etiqueta Inactivo junto a su código. Para reactivar uno, pulse el lápiz de su tarjeta, marque Indicador activo y guarde: el indicador vuelve a mostrarse normal en el tablero. Quien no tiene este permiso no ve el interruptor ni los indicadores inactivos.

Variables compartidas

Algunos datos, como el número de trabajadores del mes, alimentan varios indicadores a la vez. Con el botón Variables compartidas abre una pantalla donde se registran una sola vez y se actualizan en todos los indicadores que las usan. El enlace Usada en N indicadores despliega cuáles son.

Escriba los valores y presione Guardar cambios. Si un mes muestra un ícono de advertencia, los indicadores tenían valores distintos para ese mes; al guardar quedan todos con el mismo.

Exportar

Exportar PDF y Exportar Excel descargan todos los indicadores del año consultado, con sus datos, resultados y metas; el PDF incluye además el gráfico y el análisis de cada indicador. Úselos para la revisión por la dirección o una auditoría.

Usuarios

Desde aquí el administrador da acceso a Sigflow a las personas de la empresa y define qué puede hacer cada una mediante roles.

Agregar un usuario

1. Presione Agregar usuario.
2. Elija Crear nuevo para registrar a alguien que nunca ha usado Sigflow, o Buscar existente si la persona ya tiene usuario en otra empresa y solo necesita acceso a la suya.
3. Complete Nombre, Apellido, Usuario, Email y una Contraseña inicial que la persona usará en su primer ingreso.
4. Elija el Rol y presione Guardar.

Roles

El Rol define qué puede ver y hacer cada persona dentro de Sigflow. Al abrir Cambiar rol verá los roles disponibles en su empresa. A grandes rasgos, cada uno combina permisos como estos:

• Miembro: consultar el cronograma, los comités y sus actas, los indicadores, las inspecciones y el resumen de ausentismo; puede descargar los PDF del cronograma y de las rondas y exportar los indicadores, sin modificar nada.
• Líder SST: registrar el cumplimiento de actividades y subir evidencias; gestionar comités y actas; registrar extintores y realizar las rondas de inspección; diligenciar indicadores y su análisis; y llevar el registro de ausentismo y de trabajadores.
• Administrador: además de lo anterior, gestionar usuarios, crear el plan anual y editar la configuración de la empresa.

Cambiar rol, marcar responsable SST o retirar el acceso

• Cambiar rol (junto a cada usuario) asigna un rol diferente.
• Marcar como responsable SST (disponible para usuarios con rol Administrador o Líder SST) identifica a la persona a cargo del Sistema de Gestión en esta empresa: aparece con el sello Responsable SST junto a su nombre en este listado y en su propio menú de usuario. Solo puede haber un responsable SST a la vez; marcar a otra persona quita la marca de la anterior.
• Quitar acceso retira a esa persona el ingreso a la empresa. No borra el historial de lo que hizo.

Notas de empresa

Un espacio privado de la empresa para guardar credenciales de portales externos (ARL, EPS, proveedores) y notas internas, de modo que no queden en papeles o chats.

Guardar una credencial

1. Presione Nueva entrada.
2. Elija el tipo Credencial.
3. Escriba un Título descriptivo (por ejemplo, “Portal ARL”), el Usuario, la Contraseña y la URL del portal. Puede añadir Notas adicionales con contexto.
4. Presione Guardar.

Guardar una nota

Si solo necesita anotar información (sin usuario ni contraseña), elija el tipo Nota: bastará con un Título y el Contenido.

Consultar y administrar las entradas

El listado muestra, bajo el título de cada entrada, la URL como enlace (para las credenciales) o el contenido (para las notas). Sobre cada entrada tiene estos controles:

• La contraseña aparece siempre oculta (••••••••). El ícono del ojo la muestra u oculta, y el ícono de copiar la copia al portapapeles sin mostrarla.
• El ícono del lápiz edita la entrada y el de la papelera la elimina (pide confirmación).
• Use el Buscar para filtrar por título, usuario o contenido cuando la lista crezca.

Mi cuenta y empresa

El botón con sus iniciales, arriba a la derecha, abre el menú de usuario. Desde allí se configura la empresa, su firma personal y su contraseña, y se cierra la sesión.

Debajo de su nombre de usuario aparece su rol en la empresa donde está trabajando (por ejemplo, Administrador o Líder SST). Si además es el responsable del SG-SST en esa empresa, ahí mismo se lo indica con el sello Responsable SST.

Cambiar empresa

Si su usuario tiene acceso a más de una empresa y su rol tiene permiso para cambiar de empresa (los administradores y superusuarios siempre lo tienen), el menú muestra la sección Cambiar empresa con el listado. Seleccione un punto de color para entrar a otra empresa sin cerrar sesión:

• Activas (opción por defecto) solo lista las empresas al día.
• Todas muestra también las que están en periodo de prueba o suspendidas.

El punto de color junto al nombre de cada empresa indica su estado: verde (activa), ámbar (en prueba) o rojo (suspendida) — el mismo semáforo que usa el equipo de Sigflow para gestionar las cuentas.

Configuración de empresa

Disponible para administradores. Permite mantener la identidad de la empresa dentro de Sigflow y en los documentos que genera:

• Logo de la empresa: haga clic en la zona de carga y elija una imagen (PNG, JPG o WEBP de hasta 2 MB). El logo aparecerá en la barra superior y en los PDF.
• Responsable del SG-SST: nombre, cédula, cargo y firma de quien firma los documentos del sistema.
• Datos del documento: código, versión y fecha con los que se rotulan los PDF generados.

Al terminar, presione Guardar cambios.

Mis datos y firma

En el menú de usuario, la opción Mis datos (antes «Mi firma») reúne su Cédula, su Licencia en Seguridad y Salud en el Trabajo (resolución), su Cargo (por ejemplo, Asesor Externo SG-SST) y su firma. Estos datos se usan en los documentos de la empresa cuando usted es el Responsable SST, como la designación del responsable. Si ya tenía firma y no quiere cambiarla, deje el recuadro de firma sin tocar.

Registre su firma una sola vez y quedará disponible donde la aplicación la necesite. Puede dibujarla con Dibujar o subir una imagen con Cargar imagen, y guardarla.

Cambiar contraseña

Escriba su Contraseña actual, luego la Nueva contraseña y su confirmación, y guarde. La próxima vez que ingrese usará la nueva.

Cerrar sesión

La opción Cerrar sesión lo saca de la aplicación y lo devuelve a la pantalla de ingreso. Úsela siempre que trabaje en un computador compartido.

Sedes

Si su empresa trabaja en varios centros de trabajo, Sigflow puede llevar las inspecciones y parte del plan de trabajo por sede.

Administrar las sedes

El menú Sedes lista cada sede con su Código, Nombre, Ciudad, Dirección y Estado (Activa o Inactiva). La sede Principal lleva ese rótulo junto al nombre.

1. Presione Nueva sede.
2. Escriba el Nombre. La Ciudad y la Dirección son opcionales.
3. El Código puede dejarlo vacío: Sigflow lo asigna solo (SED-002, SED-003…).
4. Presione Guardar.

El lápiz de cada fila edita la sede. El interruptor la desactiva o la reactiva: una sede inactiva deja de ofrecerse en los formularios y en el selector, pero conserva su historial. La sede principal no se puede desactivar. Crear, editar y desactivar requiere un permiso específico de su rol.

Elegir la sede de trabajo

Cuando la empresa tiene dos o más sedes activas, en el encabezado aparece el selector de sede. Por defecto muestra Todas las sedes. Al elegir una, la página se recarga y las pantallas de abajo muestran solo lo de esa sede. Su elección se recuerda mientras tenga la sesión abierta.

Inspecciones por sede

• Los formularios de extintores y botiquines tienen el campo Sede. En un equipo nuevo, Sigflow propone la sede elegida o, si está en «Todas las sedes», la principal.
• Las listas de extintores y botiquines tienen la columna Sede.
• Las listas, las rondas y el Cronograma de inspecciones se filtran por la sede elegida. En el cronograma, el estado de cada ronda y su avance (por ejemplo, 8/12) son los de esa sede. Si la sede no tiene equipos, la ronda dice Sin activos. Con «Todas las sedes» se ve el estado de toda la empresa.

Plan de trabajo por sede

Por ahora, solo la actividad 5.1.1 Plan de prevención, preparación y respuesta ante emergencias se ejecuta en cada sede: tiene un ítem del plan por sede. En el diálogo de la actividad, la casilla Se ejecuta en cada sede indica esto.

• Con Todas las sedes, el mes de esa actividad muestra un chip con un conteo (por ejemplo, 0/2: ninguna de las dos sedes lo ha completado). Al hacer clic se abre el detalle con una fila por sede, su estado y el botón Abrir.
• Con una sede elegida, se ve directamente el ítem de esa sede.